常常在不同系統間傳送文件的使用者都知道，如果不將文件轉成PDF檔案，可能就會發生格式跑掉、排版錯誤的問題，但是用了那麼久的PDF，你知道他的前世今生嗎？
維持版面統一
PDF最大的好處，就是它可以讓文件在不同系統或不同裝置上，都能保持相同的格式與排版，不會因為編輯者跟讀者的電腦不同，而讓格式跑掉。
格式無法統一的問題，在早期的電腦環境中是個非常讓人頭痛，雖然長期以來Microsoft的Office系列文書處理軟體在市場上占了多數，但是它採用不對外開放的封閉格式，因此造成其他文書處理軟體無法讀取Word、Excel等軟體製作的文件，即便有些軟體能夠支援這些文件，但是開啟檔案後往往會看到格式面目全非，文字段落、圖片、表格等等部分都會和原始文件不一樣。
另一方面，早期如Unicode、UTF-8等多語言的文字編碼系統也尚未普及，如果在繁體中文的電腦上，閱讀日文、簡體中文或是其他語言的文字，就很有可能發生所有文字都變成亂碼而無法閱讀的情況。
為了要解決這個問題，Adobe公司在1993年推出Acrobat文書處理軟體，它最大的特色就是採用PDF檔案格式，不但可以將文字與影像編排在單一文件之中，在存檔時也會一併將字型、版面等資訊包裝到檔案中，如此一來能夠確保在不同電腦上打開檔案，都能看到一樣的版面呈現。
到了2007年，Adobe宣布將PDF 1.7版規範交給美國國家標準協會（ANSI）及企業內容管理協會，並成為ISO技術委員會的一員。2008年時則進一步將PDF以開放標準的形式，讓更多文書軟體都能使用者種檔案格式。
▲筆者將這篇以Word製作的文件為例，將其存為Word自由的Docx格式檔案與PDF檔案。
▲使用智慧型手機上的Good Reader開啟檔案，可以看到左方Docx檔案的格式已經失真，右方的PDF檔可以保持原本格式。
實戰PDF，分閱讀與製作部分
當初Adobe推出Acrobat的時候，就將軟體拆分為製作PDF文件用的付費軟體Acrobat，以及僅能閱讀文件用的免費軟體Acrobat Reader。這樣的好處能夠在確保軟體收益的前提下，讓一般使用者也可透過免費的Acrobat Reader來開啟PDF檔案，增加檔案的流通性。
如果要開啟PDF檔案，最簡單的方式就是直接安裝Acrobat Reader，如此一來便能像開啟一般檔案一樣在電腦或智慧型手機、平板電腦上閱讀PDF檔案。不過以筆者在Windows電腦上使用的習慣為例，筆者個人覺得Acrobat Reader的程式比較肥大，開啟的速度比較慢，因此使用免費且免安裝的PDF-XChangeViewer來閱讀PDF檔案。
至於製作PDF檔案方面，由於筆者還在使用版本較舊的Microsoft Office 2007，因此需要先安裝Microsoft原廠提供的免費PDF增益集，就能在儲存文件時，在另存新檔選項中找到儲存為PDF格式的選項。
如果使用較新的選擇Microsoft Office 2010、2013、2016等文書軟體的話，在存檔時直接在匯出選單中選擇建立 PDF/XPS，就能將文件儲存為PDF格式檔案。
筆者也另外推薦doPDF這套軟體http://www.dopdf.com/tw/，它可以在電腦上建立虛擬印表機，當需要將檔案輸出為PDF格式時，只要選擇列印功能，並使用虛擬印表機「列印」，就能將文件「印」成PDF檔案。
這個功能在需要儲存網頁的時候相當實用，能夠直接將網頁存為PDF檔案，方便傳到智慧型手機等裝置閱讀。另一方面，如果使用者的電腦上沒有安裝印表機，需要將檔案拿去其他電腦上列印的時候，也能先用doPDF將文件轉為PDF檔案，以免在其他電腦上開起檔案時，遇到格式失真的問題。
▲PDF-XChange Viewer使款免安裝的輕便型PDF閱讀器。
▲在Office 2007文書軟體中，安裝了免費PDF增益集就能儲存為PDF檔案。Office 2010以後的版本則可直接儲存。
▲doPDF則是能將文件、網頁「印」成PDF檔案的虛擬印表機。
說解字使用範例：
O：把那份簡報轉成PDF再傳給我，以免我在手機上格式跑掉。
X：PDF那麼方便的東西，一定要付錢才能使用。
